Facturación

El módulo de facturación que incorpora Quolaw permite:

  • Filtrar los resultados por cliente, serie de facturación y rango de fechas.
  • Histórico de facturas: incluye el número de facturas, el día de creación de las mismas, el nombre (cliente-expediente, o el que hayamos definido), el importe bruto, el importe neto y las cantidades pendientes de pago.
  • Opciones de edición de la factura, eliminación y generación de facturas rectificativas.

  1. Facturación

  2. Asistente tributario

  3. Cobros

 

1. Facturación

  • Nueva factura 

Una vez configurado Quolaw con los datos del despacho, como explicábamos en el apartado configuración de cuenta, será posible generar una nueva factura seleccionando la opción “nueva factura”.

Desde  es posible añadir el estado de la factura (en edición o contabilizada), el cliente al que se le va a facturar, la serie de facturación*, el período, el nombre y el número de la factura.

*Series de facturación

Las series de facturación hacen referencia a las distintas opciones de facturación que puede haber en un mismo despacho, en atención a la categoría o situación laboral de cada integrante (autónomo, asalariado,…)

Para poder aplicar una determinada serie de facturación, cuando se cree una nueva factura, es necesario crearlas a través del apartado “Preferencias” como explicábamos en Configuración de cuenta

Una vez creadas las distintas series de facturación, ya será posible añadirlas en el momento de crear una nueva factura

Al crear una nueva factura y elegir una serie de facturación, el programa autocompleta el campo “número de factura” por orden numérico, de manera que todas las facturas sean identificables. En el ejemplo, la factura es la número 0067. Si creamos una nueva factura, Quolaw otorgará el número de factura 0067 a la nueva.

Las facturas creadas fuera de Quolaw también es posible registrarlas e identificarlas mediante un “Número de factura”. Al subir la nueva factura, creada fuera de Quolaw, editaremos el número de factura de manera que añadiremos un número más y la nueva factura quedará registrada.

Una vez añadidos todos los campos y crearemos una nueva factura haciendo click sobre “Crear nueva factura”

  • Edición de factura

Una vez generada la nueva factura será posible añadir horas y gastos, así como cobros y editar los datos de la misma.

Es posible, también, añadir nuevos gastos y cobros, mientras facturamos, haciendo clic en el botón  o  situados en la parte superior de la pantalla.

NOTA: los gastos siempre van asociados a un expediente y, en cambio, una factura siempre irá asociada a un cliente (no tiene porque ser un expediente)


Para añadir un cobro a una factura, seleccionaremos la opción  y completaremos:

  • Nombre del cliente
  • El importe cobrado
  • La factura a la que se asocia el cobro
  • Seleccionaremos Guardar

 

La opción “editar datos” permite modificar los datos de facturación del despacho, del cliente y de la factura.

También es posible añadir “Notas al pie de factura” que aparecerán, también, cuando descarguemos la factura en PDF.

Una vez creada la nueva factura y añadidas horas, gastos y cobros, es posible acceder al cliente facturado, pinchando sobre el nombre del mismo.

NOTA: También es posible modificar una factura desde la opción  situada junto al nombre y datos de la factura. Así como eliminarla   o generar una factura rectificativa 

Finalmente, en previsualizar, tendremos la vista general de la nueva factura y será posible descargarla en formato pdf y/o excel.

  • Facturas rectificativas

Quolaw permite generar facturas rectificativas desde la opción  situada junto a la información de la factura.

Al seleccionar la opción  nos aparecerá una nueva pantalla donde elegiremos la serie de facturación en la que irá la factura rectificativa que estamos generando.

Consulta toda la información sobre las Series de facturación en el siguiente enlace

Una vez seleccionada la Serie de facturación, guardaremos los cambios 

Una vez guardados los cambios, nos aparecerá la factura rectificativa, que hemos creado, en la vista general de facturas en color rojo. Tal y como vemos en la siguiente imagen:

  • Búsqueda de facturas

Quolaw permite filtrar la búsqueda de facturas por cliente, serie de facturación y rango de fechas desde la vista del historial de facturas.

2. Asistente tributario

La nueva herramienta del Asistente Tributario te ayuda a gestionar tus liquidaciones de impuestos, en una única vista tendrás las cantidades devengadas en impuestos y retenciones.

Pero además, el Asistente Tributario te permite definir impuestos y retenciones personalizadas, consulta como aquí. Estos impuestos y retenciones personalizadas, que son adicionales a los que por defecto genera el sistema, te permiten adaptarte a cualquier normativa fiscal.

Tanto los impuestos personalizados como lo que genera el sistema por defecto, los puedes aplicar a nivel de cliente o a nivel de factura.

Accede al Asistente tributario a través de la opción de Facturación, situada en la barra de menú superior, desde esta opción podrás:

  • Tener todos tus impuestos y retenciones disponibles y contabilizados para facilitar las liquidaciones.
  • Filtrar resultados: por cliente, rango de fechas y serie de facturación.
  • Resumen de todos los impuestos y retenciones creados previamente en el apartado preferencias, como explicábamos en Configuración de la cuenta.
  • Los impuestos y retenciones aplicados sobre un cliente concreto, junto con los datos del mismo, la base imponible y el IVA.

Al “mostrar desglose” podrás acceder a todos los datos relacionados con un determinado impuesto o retención.

  • Filtrar

La opciones de filtrado te permiten acceder de manera rápida a un cliente concreto y a los impuestos aplicables al mismo. Puedes filtrar por: cliente, serie de facturación* y rango de fechas.

*Más información sobre las Series de facturación aquí

Una vez Filtrados los resultados, nos aparecerá una vista con:

  • El nombre del impuesto, el porcentaje y el total recaudado.
  • Las facturas del cliente filtrado ordenadas por Nª de factura, cliente, NIF, Base Imponible, IVA y Moneda.

3. Cobros

Ahora Quolaw permite el registro de cobros. Cuando recibas el pago de un cliente, podrás registrarlo como pago de una factura pendiente o registrarlo como una provisión de fondos. De esta manera tendrás en todo momento el control de los saldos de tus clientes.

Además el sistema de cobros de Quolaw soporta el fraccionamiento y compensación de pagos.

Accede a la pestaña de , situada en el menú superior, y selecciona la opción . Una vez dentro, tendrás una vista completa de todos aquellos cobros registrados, clasificados por: fecha, cliente, importe cobrado, asignación del importe a facturas o a provisión de fondos.

Utiliza la opción de filtrado por cliente para encontrar los cobros realizados o pendientes de un determinado cliente registrado en tu Quolaw:

  • Añadir nuevo cobro

Puedes añadir nuevos cobros desde la opción  o 

Una vez seleccionada la opción de añadir un nuevo cobro, podrás asignar el cobro a un determinado cliente*, registrar el importe exacto y aplicar el cobro realizado a una determinada factura.

Al crear una nueva factura, desde  también podrás añadir cobros.

*Desde la opción de , del menú superior, podrás acceder directamente a todos los cobros realizados o pendientes de un determinado cliente. Consulta más información en ¿Cómo registro a mis clientes?

 

Más información sobre facturación en:

Actualizado el 29 de junio de 2018

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