Módulo Contabilidad

El módulo de Contabilidad Avanzada te permite emitir facturas (proforma y definitivas), gestionar todo tipo de cobros, generar igualas y asignar remesas, enviar facturas por correos a cada cliente, facturar todos los conceptos facturables pendientes por rangos de fecha y, además, te permite generar tu cuenta de resultado por intervalo de fechas en una hoja de cálculo donde se computen facturas emitidas, gastos soportados y un resultado final para presentar el impuesto, ya sea a través de profesionales o si te encargas tú mismo.

1. Facturas

1.1 Vista Facturas

La vista Facturas te ofrece un resumen de todas las facturas emitidas, que incluye el número de facturas, el dinero facturado, el IVA acumulado en todas las facturas, el IRPF, las cantidades pendiente de cobro y las cantidades ya cobradas.

En la parte inferior encontrarás un tabla con el listado de todas las facturas creadas, que puedes filtrar por diferentes parámetros para encontrar una en concreto.

 

1.2 Crear Proforma

Para crear una nueva factura pulsa sobre el botón “crear proforma”. Aparecerá una ventana emergente en la tienes que seleccionar el cliente. Dispones de un buscador para buscar entre todo los clientes añadidos a Quolaw desde el módulo contactos. Pulsa sobre el nombre del cliente para seleccionarlo.

También puedes seleccionar el expediente sobre el que realizar la factura en el botón verde “+ expediente”.

Para añadir conceptos a la factura pulsa sobre el botón verde “+concepto” y accede a la lista de conceptos ya disponibles.

También puedes añadir nuevos conceptos que no hayas indicado hasta la fecha en la ventana emergente que aparece al pulsar sobre el botón “+ concepto”. Introduce toda la información relativa al concepto (horas, cantidad, precio, descuento o retención por IRPF…), incluyendo de qué tipo de concepto se trata (recuerda que aquí aparecerán tus conceptos personalizados añadidos en ajustes/Tipo concepto facturable. Cuando lo añadas, aparecerá automáticamente en la factura.

Cuando hayas añadido todos los conceptos necesarios, pulsa sobre “guardar”. Si necesitas modificar la factura en el futuro, podrás modificarla clicando sobre el botón naranja “modificar”.

1.3 Añadir cobros

Para un añadir un cobro, pulsa sobre el botón azul “añadir cobro” en la vista de tu factura. Puedes añadir la fecha del cobro, la descripción y el importe. Pulsa sobre “añadir” cuando hayas completado todos los campos.

La vista de Factura cambiará para reflejar los cobros realizados (que aparecerán en la parte inferior, justo debajo de la factura). En el apartado cobros, además, Quolaw te mostrará qué cantidad falta por cobrar en el caso que no se haya cobrado todas las cantidades reflejadas en la factura.

1.4 Cerrar factura

Pulsa sobre el botón gris “cerrar factura” para completar la factura definitiva. Aparecerá un mensaje emergente que te advierte que al cerrar la factura esta no puede ser modificada.

Si vuelves a la vista Facturas (en contabilidad/facturas) verás el listado completo de todas las facturas emitidas.

1.5 Imprimir

Para imprimir una factura:

  • En la Vista Contabilidad/Facturas selecciona una factura del listado y clica sobre el botón imprimir. Quolaw abrirá la factura en vista para impresión. Selecciona la opción imprimir del navegador que utilices.
  • En  la vista Crear Proforma, cuando hayas añadido todos los conceptos y hayas guardado tu factura, pulsa sobre el botón “imprimir”.

 

1.6 descargar facturas

Si quieres descargar una o más facturas en PDf en tu ordenador, selecciónalas desde el listado de la vista Contabilidad/Facturas y pulsa sobre el botón “descargar”, situado en la parte superior.

Se generará un archivo comprimido .zip que contiene todas las facturas en formato PDF.

1.7 Convertir factura en Proforma

Selecciona una o varias facturas en la vista Contabilidad/Facturas y pulsa sobre el botón “convertir proformas”, situado en la parte superior.

1.8 Enviar una factura por correo electrónico

Selecciona en la vista Contabilidad/Facturas un o más facturas que quieras enviar y pulsa sobre el botón “enviar por email”.

Verás un resumen de la factura antes de confirmar el envío. Si todo es correcto, pulsa sobre “Enviar factura(s)”.

Correo electrónico del cliente

El correo electrónico al que se enviará la factura será aquel que se haya indicado en la ficha del cliente del módulo contactos

2. Conceptos Facturables

En esta vista tendrá el listado completo de conceptos facturables que has añadido a tus facturas o en el módulo expedientes/actuaciones. Puedes asociarlos a clientes y u otras personas y mantener un control sobre la forma en la que se facturan, si han sido añadidos a una factura o no, su expediente ligado o su importe.

Desde esta vista puedes crear nuevos conceptos facturables pulsando sobre el botón “crear. Con. Fact”.

Eliminar conceptos facturables

Si el concepto facturable forma ya parte de una factura proforma no podrás eliminarlo y aparecerá un mensaje advirtiéndotelo.

3. Facturación pendiente/igualas

Desde este módulo, puedes ver todos los conceptos facturables o igualas pendientes de facturar dentro de un rango de fechas.

De este modo puedes crear todas las proformas asociadas a cada uno de los clientes de una manera automática.

Selecciona un rango un fechas y pulsa sobre crear proforma.

4. Control de gastos

Este apartado está pensado para todos aquellos gastos que genera nuestra actividad: luz, alquiler, agua, Internet, etc).

La vista general de este apartado muestra un resumen de todos los gastos del despacho.

Pulsa sobre “crear gasto” para acceder al formulario de creación de gastos. Aquí podrás seleccionar el tipo de gasto, las opciones serán aquellas que hayas personalizado en Ajustes/Tipos de gastos, así como otras informaciones relativas al gasto (IVA, proveedor,…). Además, puedes adjuntar la factura si la tienes escaneada o en un formato digital (PDF…)

5. Cuenta de resultados

El apartado “cuenta de resultados” está pensado para tener un control sobre los ingresos y resultados.

Si seleccionas también la opción “Sí, deseo incluir las facturas proforma en el resultado”, este tipo de facturas también aparecerán en los resultados.

Selecciona el rango de fechas y pulsa “ver resultados”:

5.1 Total resultados

Muestra un resumen del total de los resultados: benficios, el saldo del IVA, retenciones y resultado cobros – gastos).

5.2 Resumen de facturas

Muestra un resume del rendimiento de las facturas emitidas (incluye las proforma si hemos seleccionado la opción antes).

5.3 Resumen de gastos

Muestra un resume de todos los gastos asociados a nuestro despacho.

5.4 Descargar datos

Puedes descargar todos los datos de estos resúmenes clicando sobre el botón “descargar datos”, situado en la parte superior de la vista. Quolaw genera un archivo comprimido .zip que descarga en tu ordenador una hoja de cálculo con todos los datos.

 

Actualizado el 9 de julio de 2018

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