Módulo Expedientes y Actuaciones

El módulo Expedientes contiene todas las herramientas necesarias para crear y gestionar los expedientes de tus clientes, así como añadir y gestionar las actuaciones que realices sobre ellos.

1. Listado de expedientes

Al clicar sobre expedientes, en el menú superior de la plataforma y elegir la opción “listado de expediente”, verás una tabla que contiene todos los expedientes de tu despacho. Dependiendo de la cantidad de expedientes que tengas abierto, abrir la lista puede tardar un tiempo.

1. 2 Buscar expedientes

Para facilitar la tarea de encontrar un expediente en concreto, hemos habilitado un buscador en la parte superior del apartado “buscar expedientes”. Sin embargo, también puedes filtrar los expedientes con los elementos de cada columna que conforman la tabla:

  • Filtro Código de expediente: añade en este campo el número de expediente para filtrar la columna por ese número. Si clicas sobre el campo “Cod. Expte”, los expedientes ser ordenarán por orden de menor a mayor.
  • Filtro Descripción: Filtrar por la descripción que hayas añadido a la hora de crear el expediente.
  • Cliente
  • Responsable
  • Oficio: ordenar los expedientes según si son de oficio o no.
  • Tipo: ordenar expedientes por áreas de derecho. Puedes seleccionar el área en la lista desplegable.
  • Clase: ordena los expedientes por tipo de proceso. Estos procesos dependerán de aquellas clases que hayas añadido en el apartado ajustes/clases de expedientes.

2. Crear un expediente

Pulsa sobre el botón “crear expediente” en la parte superior derecha de la interfaz del módulo. Encontrarás cuatro apartados diferentes de información requerida para crear el nuevo expediente: crear expediente, gestión de contactos, gestión de organismos y otros datos. Conoce con más detalle cómo rellenar todos los campos para crear un expediente completo:

2. 1 Crear expediente

En este apartado puedes añadir todos los datos básicos sobre el expediente:

Datos del expediente

  • Tipo de expediente
  • Fecha de alta
  • Número de expediente
  • Cod. Subexpediente
  • Descripción
  • Estado:
  • Archivar
  • Clase de Expediente
  • NIG/Num. Expediente Administrativo
  • Responsable

 

Datos Jurídicos

  • Extrajudicial: A elegir entre SÍ o NO para mostrar si el expediente hace referencia a un proceso judicial o no.
  • Oficio: Indica si se trata de un caso llevado de oficio o no.
  • NIE: Indicar número de identidad de extranjero.
  • Fase: Selecciona en qué fase se encuentra.
  • Negociado: Añadir anotaciones sobre la negociación.
2. 2 Gestión de contactos

En este apartado puedes ligar los contactos que hayas añadido en el módulo contactos con el expediente.

Puedes enlazar clientes, abogados contrarios, colaboradores o procuradores clicando sobre cualquiera de ellos y seleccionándolos en el listado. Para hacer más fácil la búsqueda, cada listado cuenta con un campo de búsqueda libre.

2. 3 Gestión de organismos

En este apartado puedes ligar los organismos que hayas añadido al módulo Organismos.

Elige entre sede judicial, organismo, notaría o registro para acceder al listado de organismos de cada tipología. En cada uno de ellos dispones de un campo de búsqueda libre.

2. 4 Otros datos

Este apartado te permite añadir información adicional.

Datos económicos: datos sobre la cuantía de las costas o los intereses a abonar.

Laboral: Datos laborales relevantes a añadir al expediente, como el sueldo, el oficio o el convenio colectivo.

Penal: datos adicionales sobre antecedentes o la calificación del delito

Otros Datos: En este apartado aparecerán tus campos de información personalizados que hayas añadido en ajustes > gestión avanzada.

 

Sin campos obligatorios

Para darte la mayor flexibilidad, la creación de expedientes no contiene ningún campo obligatorio. Por tanto, puedes crear expedientes con campos vacíos que puedes editar más adelante. Sin embargo, te recomendamos añadir el mayor número de información que tengas disponible para poder exprimir al máximo las opciones de automatización de las plantillas.

3. Vista resumen del expediente

Desde la vista de cada uno de los expedientes tienes diferentes opciones para añadir directamente al expediente una factura, un contacto, una actuación o un expediente, entre otras acciones. Para acceder a esta vista, clica sobre el código de expediente de cualquier expediente de tu lista (en expedientes > listados de expedientes):

En este resumen puedes ver los datos del expediente, el responsable definido, descripción, cliente, datos económicos y otros datos que provengan de los campos personalizados definidos en ajustes.

Debajo del resumen, verás varias tablas que contienen:

3. 1 Añadir varios elementos al expediente desde la vista de resumen

En la parte superior derecha de la vista resumen están situados varios botones para añadir, con un solo click, una nueva actuación, un nuevo evento, un nuevo contacto, un nuevo organismo, un nuevo concepto facturable, ajuntar un documento, editar el expediente o generar un escrito con los datos del expediente.

4. Duplicar un expediente

Para duplicar un expediente ya creado, ve a expedientes > listado de expedientes y selecciona el expediente del listado de la tabla que quieras duplicar. Después, clica sobre el botón “duplicar expediente”.

El nuevo expediente duplicado aparecerá en el listado y se nombrará automáticamente con la siguiente fórmula:  nombre del expediente de origen + copia + fecha + número de expediente.

5. Exportar expedientes

Si necesitas exportar uno o más expedientes fuera de Quolaw, puedes hacerlo seleccionando los expedientes que deseas exportar en expedientes>listado de expedientes y clicando sobre el botón “exportar expedientes”.

A continuación, selecciona la ubicación en tu ordenador donde quieres descargar el expediente. La descarga se realiza en un archivo comprimido tipo zip que contiene los expedientes en el formato de hoja de cálculo.

6. Actuaciones

6. 1 Vista de actuaciones
Actuaciones mostradas

Por razones de eficiencia en el manejo de la interfaz de Actuaciones, solo se muestran las últimas 1000 actuaciones. Puedes usar la búsqueda avanzada para restringir los resultados.

El apartado actuaciones contiene una lista de las actuaciones creadas en tu despacho. Para buscar una en concreto, puedes utilizar el campo de búsqueda libre situado en la parte superior de la tabla.

El listado de actuaciones muestra, en cada columna de la tabla, diferentes informaciones:

  • Icono papelera: Pulsa sobre este icono para eliminar la actuación.
  • Informe: Te muestra si la actuación ha sido añadida a un informe (SÍ o NO).
  • Expediente:  Número de expediente que contiene la actuación.
  • Cliente: cliente ligado a la actuación.
  • Fecha: fecha de la actuación.
  • Descripción: descripción de la actuación.
  • Observaciones: Anotaciones que se hayan añadido sobre la actuación.
  • Duración: duración de la actuación en minutos u horas.
6. 2 Crear actuación

Para crear una nueva actuación, pulsa sobre el botón “crear actuación” de la parte superior derecha de la vista. Se abrirá el asistente de creación de actuaciones.

Datos de la actuación

  • Descripción*
  • Expediente: elige el expediente al que quieres unir la actuación.
  • Incluir en el Informe: Elige si quieres añadir esta actuación o no a al generación de informes automática.
  • Duración*: elige la duración de actuación en horas o minutos.
  • Fecha de la actuación
  • Observaciones:
  • Adjunto: adjunta archivos relacionados con la actuación. Al pulsar sobre el botón, podrás seleccionarlos en tu ordenador.
  • Sí, crear evento: Si marcas esta casilla, creará la actuación en concepto de evento y podrás añadir su respectiva información en el apartado “evento”.
  • Sí, crear concepto facturable: Si marcas esta casilla, podrás crear la actuación como concepto factuable y rellenar sus datos en el apartado “Concepto facturable”
Eventos y conceptos facturables

Puedes crear una actuación que sea un evento y un efecto facturable a la vez. En este caso, podrás rellenar los detalles de ambos apartados. 

Campos obligatorios

Al crear una nueva actuación, los campos “descripción” y “horas” o “minutos” son obligatorios. Si no los completas, no podrás guardar tu actuación y aparecerá un mensaje de aviso al intentarlo.

Evento

Si has marcado tu actuación como evento, aquí podrás añadir la siguiente información:

  • Descripción
  • Hora y fecha de inicio y fin
  • Marcar si se trata de un evento que ocurre todo el día, marcando la casilla 24 horas. 
  • Añadir participantes, por email o como contactos: Tanto si forman parte de tu lista de contactos como si no, puedes añadirlos aquí para que reciban una notificación en su correo electrónico con todos los detalles del evento.
  • Alertas: configura hasta dos alertas diferentes de aviso antes del inicio del evento.
  • Tipo de evento: elige el tipo de evento entre los posibles en el listado desplegable. Además de los conceptos por defecto que te ofrece Quolaw, puedes añadir los tuyos propios en Ajustes/Tipo de evento

Concepto Facturable

Si has marcado tu actuación como Concepto Facturable, aquí podrás añadir la siguiente información:

  • Descripción del concepto facturable: añade
  • Fecha
  • Cliente: liga un cliente al concepto facturable.
  • Expediente de actuación: Aquí verás el expediente en el que has añadido la actuación.
  • Marcar si el pago se realiza por domiciliación bancaria:
  • Marcar si el concepto forma parte de una iguala.
  • Selecionar el tipo de concepto a facturar: en el desplegable aparecerán los conceptos que hayas añadido en el apartado ajustes/Tipo Concepto Facturable
  • Datos del concepto facturable: horas o cantidad, descuento en porcentaje, si lo hubiera, porcentaje de retención, precio por unidad, IVA aplicable (Según los tipos de IVA añadidos en  ajustes/Tipo de IVA) y el total.
6. 3 Búsqueda avanzada de actuaciones

Para facilitar la búsqueda de actuaciones, puedes utilizar el buscador avanzado para filtrar por diferentes parámetros todas las actuaciones de tu despacho.

Clica sobre “Búsqueda Avanzada”.

Los campos sobre los que puedes filtrar son:

  • Si la actuación forma parte de un informe o no.
  • Entre un periodo de tiempo concreto, eligiendo dos fechas.
  • Por expediente
  • Por cliente
  • Por descripción
6. 4 Enviar/descargar actuaciones

Clica en “enviar/descargar” actuaciones y selecciona los clientes y expedientes y el rango de fechas. Clica después en visualizar las actuaciones relacionadas.

  • Si clicas en el botón “descargar”, descargarás en un ordenador un archivo zip que contiene el informe de actuaciones en formato .doc.
  • Si clicas sobre “enviar por email”, se enviará un email automáticamente al cliente con todas las actuaciones seleccionadas en un PDF.

 

Actualizado el 29 de junio de 2018

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