Primeros pasos

Quolaw evoluciona para convertirse en un software que se adapta a ti y no al revés. Descubre todas las funcionalidades orientadas a una mayor optimización de tu tiempo, tus clientes, tus casos y tu equipo.

Accede a Quolaw desde cualquier dispositivo, sin necesidad de instalar ningún programa o aplicación, ya que se ejecuta desde el navegador web. Accede a la plataforma a través de la página de log in.

 

Empieza a utilizar Quolaw en 8 pasos:

1. Personalizar y configurar Quolaw 

2. Añadir un cliente a Quolaw

3. Crear un nuevo expediente

4. Añadir una nueva actuación

5. Añadir tu cuenta de correo

6. Añadir un organismo

7. Crear eventos y gestionar la agenda

8. Facturar tus servicios

 

1. Personalizar y configurar Quolaw

Cada despacho trabaja de manera diferente. Por ello, el módulo ajustes te permite adaptar las funcionalidades de Quolaw a las necesidades de tu despacho. Para empezar a personalizar Quolaw, accede al módulo Ajustes, situado en la barra superior:

  • En Gestión de usuarios crea tantos usuarios como colaboradores trabajen en tu despacho. El número de usuarios que puedas crear depende del tipo de licencia que hayas contratado para Quolaw.
  • En Gestión Avanzada puedes añadir campos personalizados de información, además de todos los campos existentes cada vez que introduces un nuevo expediente en Quolaw. Los campos que añadas aquí aparecerán en la sección “otros datos” de la ficha de creación de expedientes de Quolaw.
  • En Formas de pago puedes añadir una o más formas de pago entre tu despacho y los clientes.
  • En las secciones Tipos de concepto facturable, de IVA y de gastos puedes añadir todos los servicios que ofreces para añadir posteriormente a una factura, añadir el tipo de IVA que aplicas y añadir tus concepto de gasto del despacho para llevar una completa contabilidad de tu negocio.
  • En la sección Tipos de evento puedes diferenciar los eventos del calendario por colores y crear diferentes tipologías de evento, como por ejemplo “reunión con el cliente” o “juicio”. Además, también puedes crear diferentes tipologías para tus expedientes en Tipos de Expediente si, por ejemplo, quieres dividir tus expedientes creados por áreas del derecho.

Más información:

 

2. Añadir un cliente a Quolaw

Crear clientes es importante para poder aprovechar al máximo la herramienta. La información que introduzcas sobre ellos se quedará guardada y te permitirá automatizar tareas, tales como realizar informes, elaborar documentos jurídicos o generar facturas en pocos clics.

Elije la pestaña “contactos” y pulsa sobre “crear contacto” en la parte superior derecha del apartado. Elige en el campo “seleccionar tipo de contacto” la opción “cliente”. Añade toda la información relativa a este nuevo contacto. Si aún no conoces todos los datos o prefieres completar la información más adelante, podrás editar tu contacto posteriormente.

Al crear tu nuevo cliente se originará una página del contacto con todos sus datos donde podrás visualizar todas las acciones relacionadas con él o crear eventos, facturas o expedientes asociados.

Más información:

3. Crear un nuevo expediente

Crea un expediente ligado a tu cliente en el apartado “expedientes” > “Listado de expedientes” y en “crear expediente” o en el perfil de cualquiera de tus contactos, sobre la opción “crear expediente”.

Más información:

4. Añadir una nueva actuación

Las actuaciones son acciones o tareas que has realizado sobre tu cliente, tu despacho o cualquier otro actor y quieres enlazar con algunos de ellos con tal de imputar el tiempo en una futura o para dejar constancia de que se ha realizado.

Pulsa en “expedientes” > “actuaciones” y añade el concepto que quieras:

  • Si se trata de un elemento imputable a efectos de emitir factura, activa la opción “Si, crear concepto facturable.”
  • Si se trata de un elemento ligado a un evento, tal como una reunión, cita o acción en el juzgado, activa la opción “Si, crear evento”

Más información:

 

5. Añadir tu cuenta de correo

Ahora puedes añadir tu cuenta de correo y gestionarla íntegramente en Quolaw. Ve al apartado “correo” e introduce tus credenciales para gestionar tu correo sin salir de Quolaw.

Más información:

6. Añadir un organismo

El apartado “organismo” muestra un registro de todos los lugares asociados a nuestra práctica profesional: juzgado, notaria, organismo o registro. Añade un nuevo organismo seleccionando la opción “crear organismo”, selecciona el tipo de lugar y completa toda la información que tengas, aunque más adelante podrás modificarla y completarla.

Más información:

7. Crear eventos y gestionar la agenda

Controla todos los eventos relacionados con tu despacho, desde citas con el cliente, reuniones hasta juicios y vistas. Pulsa en “crear evento” dentro del apartado de la interfaz principal “agenda”. La pantalla de creación de evento te proporcionará las siguientes opciones:

  • Una descripción del evento
  • Datos referentes a la fecha, hora y duración
  • Configuración de avisos, para que se te notifique cuando la fecha sea próxima.
  • Especificar de qué tipo de evento se trata, para que puedas verlos en tu agenda diferenciados, gracias a un código de color diferente para cada uno.
  • Asociar participantes al evento, ya sean clientes, miembros de tu equipo o incluso una persona externa
  • Asociar un expediente al evento.

Ahora ya puedes ver el evento creado en tu agenda, en “agenda” > “ver agenda”. En esta vista podrás seleccionar si quieres ver los eventos próximos en un diario, semanal o mensual. Por otro lado, si seleccionas “agenda”>”ver eventos” verás un listado de todos los eventos creados.

Más información:

 

8. Facturar tus servicios

Quolaw dispone de un completo módulo de contabilidad que te permitirá tanto emitir facturas como llevar un control exhaustivo de los gastos de tu despacho.

Para emitir una factura, elige el módulo “contabilidad” y elige la opción “facturas”. Pulsa en “crear proforma”. Crearemos automáticamente tu factura con los datos de tu empresa:

  • Elige en la ventana emergente sobre qué cliente, de los que ya tienes registrados como contactos, vas a generar la factura. Añadiremos toda su información automáticamente, extrayéndola de su perfil como cliente que hayas completado previamente.
  • Clica en “concepto” para añadir conceptos imputables en la factura. Podrás configurar previamente conceptos predefinidos o añadir en el momento un nuevo concepto no existente en la ventana emergente que se muestra, clicando sobre el botón “concepto”.

Más información:

 

Si tienes más dudas, puedes contactarnos a soporte@quolaw.com y te ayudaremos.

Actualizado el 17 de septiembre de 2018

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