Módulo Contactos

El módulo “Contactos” de Quolaw te permite mantener una completa agenda con los datos de contacto de todas las personas importantes para tu despacho: clientes, abogados, colaboradores, procuradores, peritos, etc.

 

1. Vista del módulo Contactos

Al entrar a la sección, obtendrás una vista de todos tus contactos, ordenados en una tabla a través de los siguientes parámetros:

 

ID: Número de identificación asociado a cada contacto y generado por Quolaw. Al pulsar en la tabla sobre “ID”, los contactos se ordenarán según su número asignado, de menor a mayor.

Apellidos, nombre: Nombre y apellidos de cada uno de los contactos. Al pulsar sobre esta opción, todos los contactos se ordenarán por orden alfabético según su apellido.

Email: correo eletrónico de cada uno de los contactos. Al pulsar sobre el nombre de la columna email, los contactos se ordenarán por orden alfabético según su correo electrónico.

Tipo: Tipología del contacto, según lo hayas catalogado en el momento de añadirlo. Aquí puedes filtrar todos tus contactos por tipología: clientes, abogados contrarios, otorgante…

Teléfono: números de contacto teléfonico de cada uno de tus contactos. Al pulsar sobre esta columna, los contactos se ordenarán automáticamente de menor a mayor.

Facturable: Esta columna te indica si es posible generar una factura sobre él. Al clicar en la columna, los contactos se ordenarán, mostrando primero los no facturables.

 

Sobre la tabla, también encontrarás un campo de búsqueda libre en el que puedes introducir directamente cualquier elemento, desde el número de teléfono, el nombre o el tipo de contacto.

La opción Imprimir te permite imprimir desde el navegador todos los contactos que contenga tu lista.

Al clicar en la opción, te mostraremos una vista de impresión de la lista de contactos (puedes pulsar escape en tu teclado para salir de ella y volver atrás(. En esta vista, elige las opciones de impresión del navegador que estés utilizando.

 

La opción Mostrar Todos te permite visualizar todos los contactos que has guardado en tu agenda, incluidos aquellos que no están activos.

 

 

Al elegir esta opción, la pantalla podría tardar unos instantes en cargar si el listado de contactos es muy grande.

2. Añadir un contacto nuevo

Pulsa sobre recuadro situado en la parte derecha superior, dentro del módulo contactos, llamado “Crear contacto”. Se abrirá el gestor contactos para que puedas añadir toda la información relevante en relación al contacto nuevo.

La gestión de contactos se compone de cinco pasos, en los que se te solicitará la siguiente información:

Gestión de contactos

En ocasiones, puedes no conocer toda la información relacionada con el contacto. Por ello, puedes añadir estos datos en el momento de crear el contacto o completarlos más adelante.

2. 1. Información básica

Seleccionar Tipo de Contacto: Selecciona el tipo de contacto dentro de la lista. Por defecto, puedes elegir entre: cliente, abogado contrario, colaborador, procurador, parte contraria, perito, otorgante, proveedor y otros.

Nombre / Razón Social: Nombre propio del contacto o razón social, si se trata de una empresa.

Apellido 1: Primer apellido del contacto.

Apellido 2: Segundo apellido del contacto.

Email: Correo electrónico del contacto.

Web: Página web del contacto.

CIF / NIF: Documento de indentidad del contacto.

Notas: Aquí puedes añadir cualquier anotación relevante al contacto que te ayude a identificarlo o cualquier otro dato que quieras tener en cuenta.

Activo Sí / No: especifica si quieres que el contacto añadido se muestre activo.

Campos obligatorios

Los campos “Seleccionar Tipo de Contacto” y “Nombre / Razón Social” son obligatorios para poder guardar el contacto en Quolaw. Asimismo, deberás asignar el estado Activo Sí / No.

2. 2. Dirección y teléfonos

Añade direcciones y teléfonos relacionados con tu contacto. Dispones de dos campos para teléfonos, uno para móvil y un último campo para indicar el fax.

2. 3 Datos del colegiado

Estos campos están destinados a las tipologías de contactos profesionales (abogado o procurador, por ejemplo). Aquí podrás añadir el número de colegiado y su colegio profesional.

2. 4. Datos bancarios

Los datos bancarios son especialmente útiles a la hora de emitir facturas. Aqui puedes añadir los siguientes campos:

  • IBAN
  • BIC/SWIFT
  • IVA: porcentaje de IVA aplicable cuando se generen importes con el contacto.
  • Forma de Pago: modo de pago elegido por el contacto, por defecto estándar o domiciliación bancaria.
  • Contacto facturable: Elige si será posible generar facturas sobre el contacto.
2. 5. Crear contacto

Pulsa sobre “crear contacto” para guardar el contacto creado, cerrar la pantalla de gestión de contactos y volver a la vista de contactos.

 

3. Perfil del contacto

El perfil del contacto te muestra, en una sola vista, toda la información del contacto y todos los expedientes, eventos, documentos y facturas asociados a él.

Accede al perfil del contacto pulsando sobre su nombre en el listado de contactos que encontrarás en Contactos>Lista de contactos. Se abrirá una ventana emergente. Desde esta vista de perfil podrás editar los datos del contacto o pulsar sobre “consultar”.

En esta nueva vista se muestra un resumen de varios aspectos:

  • Contacto: un resumen con los principales datos del contacto.
  • Agenda: Un resumen con los próximos eventos y citas en las que el contacto está involucrado.
  • Listado de Expedientes: listado y acceso a los expedientes ligados al contacto.
  • Documentos: documentos asociados al contacto.

Desde esta vista puedes crear un nuevo evento asociado a este contacto, crear un nuevo expediente o adjuntar un nuevo documento. Todos los elementos añadidos se sumarán al perfil del contacto y estarán disponibles cuando vuelvas a visitar su perfil.

Actualizado el 29 de junio de 2018

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